Monthly Archives: September 2014

You are browsing the site archives by month.

I styrgrupper sitter man inte!

Många gånger upplever jag att det är dåligt fungerande styrgrupper som bromsar projektens framdrift. Istället för att skapa förutsättningar för projektets framdrift gräver styrgruppsmedlemmar ned sig i operativa detaljer, försöker föra över det egna linjeansvaret på projektet eller helt enkelt bara sitter med för att hålla sig uppdaterade. I styrgrupper sitter man inte, man har ett arbete att utföra!

Styrgrupp är den grupp som har ansvaret att prioritera verksamheter och aktiviteter av övergripande karaktär i ett projekt. Styrgruppen består oftast av representanter från linjeorganisationen som ska ta emot projektresultatet och äger effekten av projektets leveranser.  I större projekt kan det vara motiverat att ha en styrgrupp som består av personer som företräder de viktigaste funktionerna/enheterna som deltar i eller berörs av projektet.

Det grundläggande syftet med en styrgrupp är att, ur verksamhetssynpunkt, styra projektet mot det uppsatta målet och de effekter man förväntar sig nå genom projektets genomförande. Styrgruppen är projektets beslutande organ och har ett speciellt ansvar för de viktigaste beslutspunkterna mellan projektets olika faser.

Styrgruppen har egentligen bara två Go/No go- beslut att fatta vid varje möte:

1 Kan vi stänga grinden om föregående fas? Underlag för ett sådant beslut bör vara en rapport som klargör fasens leveranser, som ska godkännas av styrgruppen.

2 Kan vi öppna grinden till kommande fas? Underlag är en projektplan för återstoden av projektet, med detaljrikedom i den närmast förestående fasen.

En styrgrupp som fattar GO-beslut utan att ha ett bra underlag tar stora risker och måste vara klara över att de som styrgruppsmedlem äger både beslutet och risken med det. Det är alltså inte projektledarens ansvar? Jo att ta fram underlaget är projektledarens ansvar. Och styrgruppens ansvar är att ställa krav på och skapa förutsättningar för att underlag tas fram.

En styrgrupp bör bara bestå av personer som besitter nödvändigt mandat och/eller nödvändig kompetens och erfarenhet för att kunna bistå, bedöma och besluta i projektet. Projektägaren är lämpligen ordförande i styrgruppen. Däremot ingår inte projektledaren i styrgruppen, utan hen är endast föredragande vid styrgruppens möten. Rollmässigt kan styrgrupp, projektägare och projektledare jämföras med bolagsstyrelse, styrelseordförande respektive VD. Det bör vara balans i en styrgrupp, så att ingen part blir alltför dominant.

Styrgruppens uppgift är att

  • säkerställa att projektet ligger i linje med verksamhetens övergripande mål och övriga pågående projekt
  • avgränsa projektet och fastställa projektdirektiv och projektplan
  • bedöma resultat och besluta om projektet ska drivas vidare eller läggas ned
  • besluta om förslag till ändringar i omfattning, tid eller resurser
  • säkra resurserna till projektet
  • samla in viktiga synpunkter för att fatta bra beslut
  • få snabb genomslagskraft av beslut
  • sprida information från projektet till linjen

    Styrgruppsmöten ska minst ske vid varje beslutsgrind och vid oförutsedda händelser som påverkar omfattning, tid, resurser, risker eller projektets mål och effekter.

Det är bra om projektägaren bokar in styrgruppsmötena redan i planeringsfasen och att projektledaren för in dem i tidplanen, då styrgruppsmedlemmar ofta har fulltecknade kalendrar. Frekvensen på mötena avgörs av när fasövergångar/beslutsgrindar sker.En projektägare bör ha avstämingar var 2-4 vecka med projektledaren, medan var 2-4 månad kan vara en mer rimlig styrgruppsmötesfrekvens när projektplanen väl blivit godkänd. Framtagandet av projektplanen kan dock kräva tätare avstämningar för att få en professionell projektstart som leder åt rätt håll.

Ett exempel på dagordning för ett styrgruppsmöte:

  1. Mötet öppnas
  2. Närvarande
  3. Godkännande av dagordning
  4. Godkännande av protokoll f g möte
  5. Projektstatus i förhållande till godkänd plan m a p tid (milstolpenivå), resurser och omfattning i förhållande till godkändplan.
  6. Beslut som ska fattas
  7. Övriga frågor
  8. Tidpunkt och plats för nästa möte
  9. Mötet avslutas

Ett effektivt styrgruppsmöte där syftet med mötet är klart, alla kommer väl förberedda till mötet och mötet leds och genomförs väl ska inte behöva ta mer än 30-45 min.