Hur mår patienterna i era projekt?

Tänk er att läkare planerar operationer utan att kontrollera att operationssalen är ledig.  Tänk er att 10 läkare kommer in samma morgon, alla med förberedda patienter. Ingen av dem äger tidsbokningen av operationssalen. Personalen som sköter servicen av operationssalen rapporterar till olika chefer.  Överläkaren beslutar att hen inte vill ha några kirurger som är arga så hen instruerar operationssköterskorna att multitaska genom att serva samtliga kirurger i operationssalen.

Alla kirurger kommer att ha tillgång till denna värdefulla resurs, men bara 15 min åt gången.  Kirurg 1 börjar, men måste lämna över till kirurg 2 efter 15 min, som i sin tur lämnar vidare till kirurg 3 o s v.

Kirurg 1 som hade behövt en timme för sin operation är nu fast i 10-15 timmar med att hålla sin patient stabil.

Varje gång en kirurg ska komma in i operationssalen kämpar han med att komma ihåg hur långt han kom förra 15 min passet. Hälften av varje 15-min pass går åt till att starta om.  Verkar det här löjligt? Bra! Vi skrapar bara på ytan.

Kirurgerna har ingen tid att förlora. De är också värdefulla resurser, så mellan varje 15-min pass rusar de ut ur operationssalen för att göra andra viktiga saker. Ibland blir de så upptagna med andra aktiviteter att de inte ens hinner tillbaka till operationssalen i tid och missar operationen totalt. Kirurgerna använder också en hel del tid till att gå till och från operationssalen.

Ledningsgruppen hamnar under press. De har investerat mycket i sjukhuset och operationssalen är en av de största tillgångarna. Flödet av patienter genom sjukhuset och operationssalen avgör hur mycket pengar som kommer in. Och patientflödet är förödande lågt. Sjukhuset pressas av försäkringsbolagen som vill betala mindre. Det finns inte pengar till fler salar eller fler kirurger.

En grupp etableras för att samla information och öka patientflödet. Det första man gör är att kräva in detaljerade tidsrapporter och planer för att få ut så mycket som möjligt av resurserna. Dessa visar att kirurgerna och operationssalen är i stort sett 100% belagda, ändå minskar patientflödet. Hur kan detta komma sig? Ja, mycket tid går ju åt i multitaskingen med att flytta patienter fram och tillbaka från operationsbordet. Det ger inga intäkter. Därför instruerar man kirurgerna att initiera fler operationer i tron att om man initierar fler så opererar man fler. En annan falsk utsaga är att om alla är upptagna med att göra viktiga saker, så kommer organisationens mål att nås.

Kirurgerna gör som de blivit tillsagda.  Kassationerna (inte bra i sjukhusvärlden) ökar. Kirurgerna klagar konstant på att de måste slåss om resurserna. Ledningen lyssnar men tycker verkligen att deras personal bör klara av dessa problem själva. De är ju ändå vuxna människor… Pressen ökar och mycket fokus hamnar på kostnader och kostnadssänkningar.   En månad senare är man frustrerad och vet inte riktigt hur man ska hantera situationen. Kirurgerna har sänkt kostnaderna med 1,5% och minskat tiderna med 3% per procedur. Ändå har inte sjukhusets totala utgifter minskat en krona. Lönerna är ju fortfarande de samma och flödet av patienter har inte ökat. Sjukhuset är i kris.  Ledningen beslutar sig för att ta kontroll över detaljerna, bl a att hjälpa till med prioriteringen av operationssalen. De mest lukruativa kirurgerna får förtur och 2-timmarspass. Kassaflödet ser bra ut igen. Ledningen drar en lättnadens suck och flyttar fokus till viktigare saker.

Tror ni de har löst problemet? Känner ni igen er? Det här problemet har jag undanröjt hos flera av mina kunder – fast inte som den här sjukhusledningen…

Fastnar du i det operativa träsket?

Fastnar du som projektledare i en mängd operativa uppgifter och tycker att det är svårt att få den tid du behöver med dina medarbetare? Har du fått lära dig att det är viktigt att vara proaktiv som projektledare, d v s att alltid ligga steget före, tänka strategiskt, ha tid att reflektera för att lägga upp strategin för hur du ska hantera knepiga situationer, vinna en förhandling eller hantera en teammedlem som behöver motivation. Ändå tycks det aldrig bli tid till detta utan du får sitta med problemlösning och beslut nere på skruv-och-mutter-nivå? Då kan det vara så att du har fastnat i det som är välbekant och dina ordinarie uppgifter i linjen. Kanske är du en brilliant produktchef, produktutvecklare, systemvetare, eventarrangör eller tekniker som vet mycket om det projektet ska leverera och många av de operativa arbetsuppgifterna är “mammas gata” för dig. Det är mycket dyrare att misslyckas med ett helt projekt p g a dåligt ledarskap, än att tillsätta ytterligare en resurs för de operativa uppgifter som projektledaren inte hinner med, till förmån för gott ledarskap. Tycker man sig inte ha råd att tillsätta de resurser man behöver, ska man fråga sig om projektet överhuvudtaget ska existera.  Tänk på att du som projektledare aldrig kan delegera ledarskapet i ditt projekt, men de operativa arbetsuppgifterna är det alltid möjligt att manna upp för. Det kan aldrig bli lönsamt för ett projekt att spara in på en operativ resurs med motiveringen att projektledaren har den kompetensen. Att leda ett tvärfunktionellt team i projektform är ett heltidsarbete och projektledarskap är en profession i sig.

Hur man tar sig ur det operativa träsket: Coachande Projektledning

 

 

Blir du respekterad i din roll som projektledare?

Vad är ett projekt och vad skiljer det från ordinarie linjeverksamhet?

Ett projekt har ett tydligt avgränsat mål, är tidsbegränsat och har begränsade resurser.

Ja visst är det så, och det har väl det mesta vi gör i en linjeverksamhet också? Så det är alltså inte ovanstående som gör att det blir ett projekt. Projekt är för övrigt ett ord vi använder frekvent, kanske just för att vi definierar allt som är tidsbegränsat som ett projekt. Varje uppgift har vanligen någon form av deadline.

Med fördel jobbar man i projektform när man ska genomföra uppgifter som inte är linjeorganisationens ordinarie verksamhet, så det är på något sätt unikt. Det kan vara en ny produkt eller tjänst, en ny kund, en ny marknad, ett nytt koncept, nya leveranskanaler, nytt arbetssätt, nya myndighetskrav etc.

Det som karaktäriserar projekt är också att vi jobbar metodiskt steg för steg. Vi jobbar fasindelat, sätter delmål och har tydliga beslutpunkter på vägen för att minimera riskerna.

Allt det som nämnts hittills bör väl även karaktärisera det arbete vi gör i linjeverksamheten?

Det som är den springande punkten är att vi tillsätter en tillfällig, skräddarsydd och tvärfunktionell organisation för projekt. När vi jobbar i projektform frångår vi organisationens ordinarie besluts och informationsvägar. Vi handplockar de resurser och kompetenser som behövs för projektet – oavsett vilken hemvist personerna har i linjeorganisationen – och etablerar en ny organisation som gagnar uppgiften. En projektorganisation blir som ett eget bolag i bolaget, där projektledaren är “VD” som rapporterar till en “styrelse”, den så kallade styrgruppen. Att arbeta i projektform ställer höga krav på prestigelöshet i en organisation, då den hierarkiska ordningen som råder i linjeorganisationen kastas omkull i projektorganisationen. När vi arbetar i projektform arbetar vi alltså alltid i en tillfälligt tillsatt organisation, som löses upp när projektet är genomfört.

Sammanfattningsvis karaktäriseras alltså ett projekt av att samtliga nedanstående faktorer finns med

  • har ett tydligt avgränsat mål
  • är tidsbegränsat
  • har begränsade resurser
  • unikt
  • metodiskt steg-för-steg
  • en tillfälligt sammansatt  och tvärfunktionell organisation

Ibland är våra projektmedlemmar inte så prestigelösa och då kan det vara svårt att vara projektledare, eftersom de teammedlemmar som inte respekterar den nya rapporteringsordningen kortsluter projektets informationsvägar och går förbi dig som projektledare och direkt till sin ordinarie chef som dessutom ofta finns i styrgruppen. Beslut fattas över ditt huvud och det blir omöjligt att styra kostnader, tider och omfattningen i projektet.

Har du sådana “svåra” människor i ditt projekt? Vill du lära dig hur du ska hantera dem? Då kan vi hjälpa dig.

Boka in en individuell session med vår projektledarcoach Annette Wendin, eller anmäl dig till nästa kurs i Coachande Projektledarskap

The 10 most common mistakes in change projects

1 Unaligned managment team

2 Quick fix

3 Vague change leader

4 Vital behavior not identified and changed

5 Misjudgement of the power of strength

6 Burning the popcorns (early adopters)

7 Wrong start 8 Lousy transparency

9 One-sided communication

10 Get stuck in the negative loop

I have a unique change strategy that takes care of all of these mistakes together with a powerful kick-start and a compehensive support from initiation to closure.

What’s up? What’s cookin’?

Life is like a sausage machine. If you want chilli or garlic in it – you need to put that into your cooking recipes. What have you chosen to put into your “sausage”? Is it tasty enough for you? If not – what would make it more/less spicy?

Does your printer freak out?

 

Once you are in a tremendous hurry, it often happens that the technology freaks out. Papers get stuck in your printer. Your computer hangs up. Your  cell phone dies. Does this happen to you too? It might be your personal imbalance that creates disruptive energy fields.

When it happens: Take time for 30 seconds to sit with your feet on the floor, take a deep breath, close your eyes. Put your attention on your heart and imagine that you have all your energy in the heart. Imagine that you bring your energy down your body, through your feet, through the floor, through the crust and right into the Earth’s center. Imagine that you soil yourself there. Then take your energy back up through the earth and its crust, through the floor, through the soles of your feet, up through your legs through the seat, the stomach through the heart, up to the neck, forehead and to the top of your head. Feel how you are filled with pure, balanced energy. Take a breath again, open your eyes and deal with what you were doing. You will see that it suddenly just works.

Ability to receive

I’ve always been a generous person. I give of my time, of my experiences of my network, of my energy, of my money. With pleasure. Sometimes I give away more than I have to give – and have to take the consequences of that, of course. But how is it with the ability to receive?

Do you feel worthy of abundance? What is your definition of abundance? How do you live in abundance? Where? Who is around you? What actions do you take?