Roller i en projekt-/linjematris

För ett projektsunt samspel är det viktigt att alla i en projekt/linje-matrisorganisation respekterar de besluts och informationsvägar som etableras då ett projekt startar och att alla kan göra skillnad på roll, position och person. Enligt internationell projektledningsstandard behövs alla dessa roller i projekt.

Sponsorer har i uppgift att finansiera projektet och fattar beslut om vilka effekter man vill köpa för pengarna, utan att villkora exakt hur pengarna ska fördelas i projektet eller i projektportföljen. Vilka är era ”sponsorer” med detta synsätt?

Ledningsgruppen beslutar om start av projekt och projektprogram i förhållande till verksamhetens mål och resurser och styr projektportföljen. Ledningsgruppen utser en projektägare, vanligtvis en av ledningsgruppens medlemmar.

Projektägaren är den som av ledningsgruppen får mandatet att beställa projektet, och vara uppdragsgivare till projektledaren. Projektägaren utser projektledaren. Projektägaren är den strategiska länken mellan projektet och verksamheten och säkerställer att rätt projekt beställs för att uppnå önskade effektmål. Projektägaren rapporterar framdrift till LG och är också den som följer upp på effektmålen efter att projektmålen är nådda och projektet avslutat. Projektägaren ska vara tillgänglig för projektledaren som en aktiv beställare och är med fördel ordförande i en ev styrgrupp. En lämplig frekvens för informell avstämning mellan projektägare och projektledare är var 1-2 vecka.

Styrgruppen är ett beslutsforum, som kompletterar projektägaren i de fall projektägaren inte har mandat att fatta alla beslut avseende omfattning, tid och resurser för projektet. Styrgruppen fattar beslut om grindöppningar från en fas till nästa och om ev ändringar i omfattning, tid och resurser. Styrgruppen fattar också beslut om att stänga projekt eller om att ta risker som inte täcks av överenskommen projektplan. En styrgrupp som fattar beslut om att öppna en grind, utan att det finns en projektplan baserad på professionella och ärliga bedömningar eller allokerade resurser, har ansvar för det beslutet och de risker som är förenat med ett sådant beslut. Lämplig frekvens för formella styrgruppsmöten är var 4-8 vecka i aktiva projekt. Då styrgruppens uppgift är just att fatta beslut ska man se till att styrgruppsmötena är beslutsmöten och att underlag för beslut finns framme före mötena. Styrgruppen bör vara så slimmad som möjligt och bestå av max 7 personer (som alla har mandat att fatta beslut).

Referensgrupper eller expertgrupper granskar och ger råd till antingen projektledaren eller till projektägare/styrgrupp. Här finns de som behöver vara med och påverka projektet, med som inte har någon formell beslutsrätt i det. Referensgrupper bör få möjlighet att granska och ge råd inför varje grindöppning och på det sättet hjälpa projektledare, projektägare och styrgrupp att fatta rätt beslut.

Projektledaren har det operativa ansvaret för att organisera och leda projektteamet mot projektmålet och att säkerställa att överenskommen omfattning levereras inom ramen för överenskomna resurser och enligt tidplan. Projektledaren lämnar sin ordinarie linjefunktion och rapporterar inom ramen för projektet till projektägaren och styrgruppen. Man kan likna projektledaren vid en VD för ett dotterbolag (projektet) som rapporterar till en bolagsstyrelse (styrgruppen). När projektet stängs likvideras dotterbolaget och driftverksamhet går in i moderbolaget igen.

Teammedlemmar bidrar med sin kompetens och med metoder för att genomföra de arbetsuppgifter som krävs för att leverera projektets delar (leveranser) för att uppnå projektmålet. Inom ramen för projektet lämnar varje teammedlem tillfälligt sin linjefunktion och rapporterar till projektledaren. Om en teammedlem ingår i flera projekt är det som om de var konsulter uthyrda till flera kunder. Alla kunder förväntar sig god service och god kvalitet, varför teammedlemmen måste vara bra på att hantera sin tid – och också sätta gränser när de är fullbelagda. En teammedlem representerar sin linjeorganisation i projektet och projektet i sin linje och förväntas hålla såväl sina projektledare som sin linjechef uppdaterade. Statusmöten i projektteam bör man ha varje vecka.

Linjechefer/Resursägare (d v s avd chef eller enhetschef) fungerar därmed som resursägare som driver ”bemanningsföretag” inom förvaltningen. Som ”konsultchefer” har de ansvar för att ha konkurrenskraftiga resurser att erbjuda, varför deras främsta uppgift är att utveckla kompetens och metoder inom de expertområden deras personal verkar. De har ingen formell beslutsrätt i projektet i sin roll som linjechefer.

Det finns intressenter utöver ovanstående som också behöver hållas informerade och uppdaterade i resp projekt. Detta ska projektledaren ta hand om i sin kommunikationsplan (d v s planen för hur man ska kommunicera med sina intressenter i projektet), för att undvika att styrgrupper och referensgrupper blir för stora.




Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Post Navigation